Die „Haus der Wirtschaft Service GmbH“ ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Arbeitgeberverbandes NORDMETALL, Verband der Metall- und Elektroindustrie e.V., Hamburg. Die GmbH ist zuständig für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb von NORDMETALL e.V. Die Gesellschaft erbringt darüber hinaus auch Dienstleistungen für Dritte, u.a. im Bereich des Konferenzmanagements im Haus der Wirtschaft, der Datenverarbeitung sowie der Buchhaltung.

Zu den zentralen Herausforderungen des Kunden gehörte vor allem die prozessuale Freigabe und rechtssichere Archivierung digitaler Eingangsrechnungen, bei gleichzeitiger Senkung der Prozesskosten. Dabei sollte der Zugriff auf Daten und Dokumente unabhängig von Zeit und Ort ermöglicht werden.

Schon während der Konzeptionsphase fand ein enger Austausch der KCI Group mit der Geschäftsführung und den Key-Anwendern zu den Anforderungen des zukünftigen Workflows statt. Es wurden digitale Prozesse entwickelt und mit den Modulen PAIOS Invoice und PAIOS Archiv umgesetzt. Auch in der Implementierungsphase waren die flexiblen Prozessanpassungen ein großer Pluspunkt und steigerte die Akzeptanz bei allen Anwendern.

Erreicht wurde schließlich eine Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und damit geringe Prozesskosten. Durch die digitale Verarbeitung der Eingangsrechnungen verbesserten sich nicht nur die Controlling-Möglichkeiten, sondern auch die nun automatisierte und rechtssichere Archivierung der Belege.